Protecția datelor și confidențialitatea în lucrul consilierului

Pe scurt

Dosarul conține date personale, uneori despre sănătate. Legea cere confidențialitate și respectarea regulilor de protecție a datelor „prevăzute de reglementările în materie” (Legea 252/2013, art. 7). Drepturile în executare, pe larg, sunt în ap-a-02.

Ce date se prelucrează și după ce reguli

Dosarul cuprinde hotărârea, documentele despre „contactarea, informarea și evaluarea persoanei”, documentele justificative și „orice alte documente relevante pentru caz” (L252, art. 53 alin. 2). Evaluarea inițială vizează, între altele, situația familială, locativă, socială, școlară, profesională și financiară, comportamentul adictiv și starea de sănătate (HG 1079/2013, art. 14^46 alin. 1 lit. a, d, e). La minor, referatul „poate face referire și la starea de sănătate”, în măsura în care aceasta și evoluția minorului „au influențat sau pot influența comportamentul infracțional” (L252, art. 34 alin. 2).

Legea 363/2018 reglementează prelucrarea datelor de către autoritățile competente pentru „executare a pedepselor, măsurilor educative și de siguranță” (art. 1 alin. 1; art. 4 lit. g). Legea nu numește serviciile de probațiune, iar legile probațiunii verificate nu trimit la ea, la Legea 190/2018, la Legea 544/2001 sau la GDPR. Aplicarea ei rezultă din interpretarea definiției autorității competente (art. 4 lit. g), nu dintr-o trimitere expresă. Directiva (UE) 2016/680 (art. 1 alin. 1) are același domeniu; GDPR nu se aplică prelucrării de către autoritățile competente în aceste scopuri (art. 2 alin. 2 lit. d).

Datele privind sănătatea pot fi prelucrate „numai dacă sunt strict necesare într-un caz determinat”, cu garanții adecvate și dacă este îndeplinită o condiție din lege, de exemplu prelucrarea „prevăzută expres de lege” (L363, art. 10).

Drepturile persoanei vizate și limitele lor

• Consultarea dosarului are regim propriu: persoana supravegheată și judecătorul delegat îl pot consulta pe durata supravegherii, în prezența consilierului manager de caz sau, „în lipsa acestuia”, a unei persoane desemnate de șeful ierarhic superior (L252, art. 53 alin. 3–4). Raportul dintre acest text și drepturile din Legea 363/2018 nu este precizat în textele verificate.
• Când exactitatea unei date este contestată și nu se poate stabili, sau datele trebuie păstrate ca mijloace de probă, operatorul restricționează prelucrarea, nu o șterge (L363, art. 18 alin. 4).
• Amânarea furnizării de informații se dispune „pe o perioadă ce nu poate depăși un an”, când condițiile care împiedică comunicarea sunt limitate în timp (art. 15 alin. 2). Accesul poate fi limitat, total sau parțial, dacă măsura este necesară și proporțională pentru scopurile din art. 17 alin. 1; motivul nu se comunică dacă dezvăluirea ar afecta activitățile din alin. 1 lit. a)–d), iar operatorul ține evidența cazurilor (art. 17 alin. 1, 2, 4, 5).
• Art. 13, 16 și 18 se aplică și datelor din hotărâri, cazier sau procesul penal, „cu excepția situațiilor expres prevăzute de lege” (art. 21).

Cui se pot da informații

• Organe judiciare: în cursul unui proces penal, la solicitarea lor, consilierul „pune la dispoziția acestora informații din dosarul de probațiune, fără ca acordul expres al persoanei supravegheate să fie necesar” (L252, art. 53 alin. 6). Datele furnizate lor în procesul penal sunt exceptate de la confidențialitate (L123, art. 66 alin. 2). Codul deontologic (text publicat de DNP) menționează „solicitarea scrisă” (art. 7 lit. d, art. 12); art. 53 alin. 6 nu o menționează. Ambele se rețin.
• Organele care verifică obligații: la solicitarea lor, consilierul le pune la dispoziție „informațiile necesare verificării respectării obligației” (L252, art. 64 alin. 2). Regulamentul prevede accesul lor la informații din dosar „în condițiile art. 53 alin. (6)” (HG 1079/2013, art. 14^65 alin. 5).
• Alte persoane pot consulta dosarul „la cerere și numai cu acordul scris al persoanei supravegheate” (L252, art. 53 alin. 3). Practică profesională (nu este lege): manualul din 2017 (pp. 58–59) cere, pentru angajatorii privați, în lipsa unui text expres, acordul prealabil al persoanei supravegheate.
• Executori și organe fiscale: manualul (pp. 54–58) susține că ei primesc informații prin derogare, pe baza Codului de procedură civilă (art. 660 alin. 2) și a Codului de procedură fiscală, organelor fiscale comunicându-se doar informațiile utile demersurilor lor. Aceste acte nu sunt în arhiva verificată și nu sunt confirmate aici.
• Presa: informațiile se dau „exclusiv prin intermediul persoanelor desemnate de conducerea direcției de specialitate”, cu respectarea confidențialității datelor personale (Codul deontologic, art. 7 lit. d). Legea 544/2001 exceptează de la accesul liber „informațiile cu privire la datele personale, potrivit legii” (art. 12 alin. 1 lit. d). Practică profesională (nu este lege): manualul (pp. 60–61) recomandă un răspuns general și neutru, iar dacă informația ar prejudicia persoana, refuzul, cu trimitere și la L252 art. 7 și L253 art. 9.

Dosarul și păstrarea lui

La sfârșitul termenului de supraveghere consilierul întocmește un raport final, atașat dosarului; alin. 6 prevede cazuri în care raportul nu se întocmește (HG 1079/2013, art. 14^67 alin. 2, 4, 6). Planul de supraveghere poartă mențiunea „Strict confidențial după completare” (art. 14^49 alin. 1).

În legile probațiunii, în regulamentele lor și în Legea 123/2006, în textele verificate nu apare un termen de păstrare sau o procedură de arhivare a dosarului. Legea 363/2018 cere păstrarea datelor cel mult cât este necesar scopului (art. 5 alin. 1 lit. e). Actul care instituie prelucrarea stabilește termenele de stocare (art. 6 alin. 1 lit. d), iar la împlinirea lor datele pot fi arhivate în interes public, stocate în evidență pasivă ori distruse prin proceduri ireversibile (art. 6 alin. 4).

Practică profesională (nu este lege): manualul (pp. 185–186) reproduce regulile 60 și 64–66 din R(92)16: dosar la zi, informații doar celor îndreptățite, distrugere sau arhivare cu garanții.

Ce reține cititorul

• Confidențialitatea este regula (L252, art. 7).
• Organelor judiciare în proces penal li se dau informații fără acordul persoanei; altor persoane, doar cu acord scris.
• Solicitările executorilor și ale organelor fiscale se întemeiază, după manual, pe acte neconfirmate aici.
• În legile probațiunii nu apare un termen de arhivare; art. 6 din Legea 363/2018 cere ca actul care instituie prelucrarea să stabilească termenele de stocare.

Temei legal

• Legea 252/2013, art. 7, 34 alin. 2, 53, 64 alin. 2: confidențialitate, referat, dosar, informații către organe.
• Legea 253/2013, art. 9; Legea 123/2006, art. 66: confidențialitatea persoanelor implicate și a personalului.
• HG 1079/2013, art. 14^46, 14^49, 14^65, 14^67: evaluare, plan, informații către organe, raport final.
• Legea 363/2018, art. 1, 4, 5, 6, 10, 15, 17–19, 21: prelucrarea datelor în scop penal, drepturile persoanei.
• GDPR, art. 2 alin. 2 lit. d; Directiva 2016/680, art. 1 alin. 1: domeniul de aplicare.
• Legea 544/2001, art. 12 alin. 1 lit. d; Codul deontologic, art. 7 lit. d, art. 12: datele personale, presa, organele judiciare.